Form digunakan untuk memasukkan data pada tabel, menampilkan data, mencari data, memperbaiki data dan mencetaknya.

5.1 Membuat form menggunakan Wizard

Langkah-langkahnya:

1. Buka file database yang diinginkan (Karyawan), kemudian pada window kerja database klik Forms yang ada di bawah Objects atau pilih dan klik menu View, Database Objects, Forms.
2. Pada window kerja database dengan pilihan obyek queries tersebut, klik dua kali Create query by using wizard. Kotak dialog Form Wizard yang pertama akan ditampilkan.
3. Pada tombol daftar pilihan Tables/Queries, pilih dan klik tabel atau query yang diinginkan. (misalnya Data Karyawan).
4. Pada kotak daftar pilihan Available Fields, pilih dan klik nama field yang ingin disertakan pada form, kemudian klik tombol >. Dengan langkah ini nama field yang Anda pilih akan dipindahkan ke kotak daftar pilihan Selected Fields. Lakukan langkah yang sama untuk memilih nama field-field yang lain.

Catatan:

• Anda dapat juga memindahkan nama field dari kotak daftar pilihan Available Fields ke kotak daftar pilihan Selected Fields dengan cara mengklik dua kali nama field yang Anda inginkan.
• Untuk memilih dan memindahkan semua nama field yang ada, klik tombol >>.

5. Pada kotak dialog tersebut, pilih dan klik salah satu tombol pilihan layout form yang Anda inginkan (misalnya Columnar). Kemudian klik tombol Next.
6. Akan muncul kotak dialog wizard selanjutnya, pilih dan klik gaya tampilan (style) form yang Anda inginkan (misalnya International). Kemudian klik tombol perintah Next, kotak dialog Form Wizard yang terakhir akan ditampilkan.
7. Pada isian What title do you want for your form? ketikkan judul form yang Anda rancang (misalnya Form Data Karyawan). Kemudian bila Anda ingin langsung menampilkan form yang Anda rancang dan memasukkan datanya, beri tanda atau klik tombol pilihan Open the form to view or enter information.
8. Untuk mengakhiri perancangan form, klik tombol perintah Finish.

5.2 Membuat Form pada Design View

Langkah-langkahnya adalah:

1. Buka file database yang diinginkan (misalnya, Karyawan), kemudian pada window kerja database klik Forms yang ada di bawah Objects atau pilih dan klik menu View, Database Objects, Forms.
2. Pada window kerja database dengan pilihan obyek tersebut, klik dua kali Create form in Design View. Window kerja perancangan form akan ditampilkan.
3. Apabila Anda ingin merancang form untuk pemasukkan data pada suatu tabel, Anda harus menentukan Data Source-nya terlebih dahulu. Untuk itu pada toolbar Object, pilih dan klik Form. Kemudian pilih dan klik menu View, Properties atau klik tombol toolbar Properties. Pada kotak dialog Properties tersebut, klik tab Data, kemudian pada tombol daftar pilihan Record Source, pilih dan klik tabel yang diinginkan (misalnya Data Karyawan).
4. Selanjutnya pada window perancangan form (form design) tersebut, lakukan perancangan form dengan memanfaatkan field list dan toolbox yang ada.

Catatan:

• Untuk menampilkan field list (daftar list), pilih dan klik menu View, Field List atau klik tombol toolbar Field List.
• Untuk menampilkan toolbox (daftar piranti), pilih dan klik menu View, Tool Box atau klik tombol toolbar Tool Box.

5.3 Mengakhiri dan menyimpan form

Langkah-langkahnya:

1. Pilih dan klik menu File, Close atau klik tombol Close (X). Apabila belum pernah menyimpan form tersebut sebelumnya, kotak dialog yang mengkonfirmasi penyimpanan akan ditampilkan.
2. Untuk menyimpan rancangan form yang telah dibuat, klik tombol Yes. Kotak dialog Save As akan ditampilkan.
3. Pada kotak dialog tersebut, ketikkan nama form yang diinginkan. Kemudian klik .
Catatan:

Dapat juga langsung menyimpan hasil perancangan form dengan cara memilih menu File, Save (Ctrl+S) atau klik tombol toolbar Save.

5.4 Memasukan dan mengedit data pada Form

Langkah-langkahnya:

1. Buka file database yang diinginkan (Karyawan), kemudian pada window kerja database klik Froms yang ada di bawah Objects atau pilih dan klik menu View, Database Objects, Forms.
2. Pilih dan klik nama form yang ingin dibuka, kemudian klik tombol perintah Open atau klik dua kali pada nama form yang ingin dibuka (Form Data Karyawan).
3. Untuk mengisi data sebagai record baru, pilih dan klik menu Insert, New Record atau klik tombol toolbar New Record.
4. Untuk mengakhiri penggunaan form, klik tombol Close (X) atau pilih dan klik menu File, Close.

Catatan:

Untuk mengisi data pada field yang mempunyai jenis data (Data Type) OLE Object, Anda harus memilih dan mengklik menu Insert, Object. Misalnya Anda bermaksud menempatkan foto karyawan pada field Foto. Untuk itu pilih dan klik Insert, Object. Apabila foto hasil scanner telah ditempatkan pada folder tertentu, beri tanda dan klik tombol pilihan Create from file. Kemudian pada kotak isian File, ketikkan nama drive, folder dan file foto yang ingin Anda ambil.

5.5 Memodifikasi rancangan Form

5.5.1 Merubah posisi field pada sebuah rancangan Form

Langkah-langkahnya adalah:

1. Buka file database yang diinginkan (Karyawan), kemudian pada window kerja database klik Forms yang ada di bawah Objects atau pilih dan klik menu View, Database Objects, Forms.
2. Pilih dan klik nama form yang diinginkan (Form Data Karyawan), kemudian klik tombol toolbar Design. Window kerja perancangan form akan ditampilkan.

Catatan:

Pada window perancangan form tersebut sebaiknya field list dan toolbox ditampilkan

3. Untuk menempatkan field pada rancangan form, geser (drag) nama field yang Anda inginkan dari field list ke posisi yang diinginkan.

Catatan:

• Untuk memilih beberapa field sekaligus, sambil menekan tombol Ctrl, pilih dan klik field-field yang diinginkan.
• Apabila ingin mengganti Data Source-nya pada toolbar Objects, pilih dan klik Form. Kemudian pilih dan klik tombol toolbar Properties. Pada kotak dialog tersebut, klik tab Data, selanjutnya pada tombol daftar pilihan Record Source, pilih dan klik tabel yang diinginkan.

4. Simpan hasil modifikasi tersebut dengan nama FormDatKar , dengan cara pilih dan klik menu File, Save As.
5. Untuk melihat tampilan formnya, klik tombol toolbar Form View.

5.5.2 Menempatkan label pada header dan footer

Langkah-langkahnya adalah:

1. Pilih dan klik nama form yang diinginkan (Form Data Karyawan), kemudian klik tombol toolbar Design. Window kerja perancangan form akan ditampilkan.
2. Form Header/Footer berisi label atau informasi yang ingin ditampilkan ulang pada setiap form di layar. Untuk menampilkan area form header/footer, pilih dan klik menu View, Form Header/Footer.
3. Page Header/Footer berisi label atau informasi yang ingin ditampilkan ulang pada setiap halaman pencetakan. Untuk menampilkan area page header/footer, pilih dan klik menu View, Page Header/Footer.
4. Pada toolbox klik tombol Label (penunjuk mouse ditampilkan dengan simbol A), kemudian klik penunjuk mouse tersebut pada posisi label yang diinginkan.
5. Setelah titik sisip (insertion point) ditempatkan pada Form Header/Footer, ketikkan teks yang Anda inginkan.Misalnya pada bagian Form Header ketikkan PT. ANTARNET dan di bawahnya ketikkan Jl. Balai Pustaka Barat No.60 JAKARTA. Simpan dengan nama FormDatKarHeader, dengan cara pilih dan klik menu File, Save As pada kotak isian ketikkan nama baru tersebut.

5.5.3 Menggunakan AutoFormat pada rancangan form

Langkah-langkahnya adalah:

1. Pilih dan klik nama form yang diinginkan (Data Karyawan Form), kemudian klik tombol toolbar Design. Window kerja perancangan form akan ditampilkan.
2. Pilih dan klik menu Format, AutoFormat atau klik tombol toolbar AutoFormat. Kotak dialog Auto format akan ditampilkan.
3. Pada kotak daftar pilihan Form AutoFormats, pilih dan klik format tampilan form yang diinginkan, pilih SandStone.
4. Klik .
5. Simpan dengan nama DatKarFormAutoFormat, dengan cara, pilih dan klik menu File, Save As pada kotak isian ketikkan nama baru tersebut.

5.6 Membuat sebuah field Entri Data berbentuk List box atau Combo Box

Field entri data berbentuk list box akan menampilkan sebuah kotak daftar pilihan untuk memilih isi suatu field. Sedangkan field entri data berbentuk combo box akan menampilkan sebuah tombol daftar pilihan untuk memilih isi data field, tetapi Anda juga dapat mengetikkan data lainnya selain data yang tercantum pada daftar pilihan tersebut.

Langkah-langkahnya adalah:

1. Pilih dan klik nama form yang ingin dimodifikasi (FormDatKarModif), kemudian klik tombol toolbar Design. Window kerja perancangan form akan ditampilkan.
2. Pastikan tombol Control Wizards pada toolbox dalam keadaan terpilih.
3. Hapus field Kode Pos dan Catatan.
4. Klik tombol List Box atau Combo Box pada toolbox. Penunjuk mouse akan berubah bentuk menjadi simbol tombol list box atau combo box dengan tanda +. Sebagai contoh pilih tombol list box.
5. Arahkan penunjuk mouse tersebut pada posisi awal penempatan field entri yang Anda inginkan, kemudian drag seluas kotak daftar pilihan atau kotak isian yang akan dibentuk. Dengan langkah ini kotak dialog List Box Wizard yang pertama akan ditampilkan.
6. Pada kotak dialog tersebut, apabila ingin mengetikkan sendiri isi kotak daftar pilihan-nya, beri tanda atau klik tombol pilihan I will type in the values that I want. Kemudian klik tombol Next. Kotak dialog yang kedua akan ditampilkan.
7. Pada kotak isian Number of columns, ketikkan jumlah kolom daftar pilihan yang ingin ditampilkan (ikuti defaultnya yaitu 1) serta ketikkan isi kotak daftar pilihan atau tombol daftar pilihan yang dinginkan. Kemudian klik Next. Kotak dialog ketiga akan ditampilkan.
8. Beri tanda atau klik tombol pilihan Store that value in ths field. Serta pilih dan klik nama field yang akan menerima data tersebut, yaitu Kota. Kemudian klik tombol Next. Kotak dialog keempat akan ditampilkan.
9. Pada kotak isian What label would you like for your list box?, ketikkan nama label yang ingin dicantumkan pada kotak daftar pilihan yang terbentuk, yaitu Kota. Kemudian klik Finish.
10. Untuk melihat field entri data berbentuk list box tersebut, ubahlah tampilan dari perancangan form ke bentuk tampilan Form View.
11. Simpan dengan nama DatKarFormAutoFormat, dengan cara, pilih dan klik menu File, Save As pada kotak isian ketikkan nama baru tersebut.

5.7 Membuat sebuah field Entri Data berbentuk Option Group

Field entri data berbentuk Option Group akan menampilkan sebuah kotak yang berisi data-data yang dapat Anda pilih (Anda hanya boleh memilih salah satu pilihan) dengan cara pemilihan menggunakan tombol kontrol berbentuk tombol pilihan, kotak cek atau tombol toggle.
Langkah-langkahnya adalah:

1. Pilih dan klik nama form yang ingin dimodifikasi (FormDatKarModif), kemudian klik tombol toolbar Design. Window kerja perancangan form akan ditampilkan. Hapus field Gol, Kode Pos, Telepon dan Catatan.
2. Pastikan tombol Control Wizards pada toolbox dalam keadaan terpilih.
3. Klik tombol Option Group pada toolbox. Penunjuk mouse akan berubah bentuk menjadi simbol tombol list box atau combo box dengan tanda +. Sebagai contoh pilih tombol list box.
4. Arahkan penunjuk mouse tersebut pada posisi awal penempatan field entri yang Anda inginkan, kemudian drag seluas kotak daftar pilihan atau kotak isian yang akan dibentuk. Dengan langkah ini kotak dialog Option Group Wizard yang pertama akan ditampilkan.
5. Pada kotak Label Names, ketikkan label atau keterangan yang ingin ditampilkan untuk masing-masing pilihan data, yaitu Golongan 1, Golongan 2, Golongan 3 dan Golongan 4. Kemudian klik tombol Next. Kotak dialog yang kedua akan ditampilkan.
6. Apabila Anda menginginkan pada saat mengisi record baru secara default menampilkan pilihan data tertentu, beri tanda atau klik tombol pilihan Yes, the default choice is, serta pilih dan klik pilihan data default yang Anda inginkan. Kemudian klik tombol perintah Next. Kotak dialog ketiga akan ditampilkan.
7. Pada kotak Values, ketikkan data atau isi field yang akan dimasukkan sesuai dengan label yang dipilih. Kemudian klik tombol perintah Next. Kotak dialog keempat akan ditampilkan.
8. Beri tanda atau klik tombol pilihan Store that value in this field. Serta pilih dan klik nama field yang akan menerima data tersebut, yaitu field Gol. Kemudian klik tombol perintah Next. Kotak dialog yang kelima akan ditampilkan.
9. Pada kotak dialog tersebut, beri tanda atau klik bentuk tombol kontrol yang ingin Anda gunakan pada option group. Serta tentukan pula gaya tampilan option group yang diinginkan. Kemudian klik tombol Next.
10. Pada kotak isian What caption do you want for the option group?, ketikkan nama label yang ingin dicantumkan pada kotak option group yang terbentuk (Golongan). Kemudian klik Finish.
12. Untuk melihat field entri data berbentuk option group tersebut, ubahlah tampilan dari perancangan form ke bentuk tampilan Form View.
13. Simpan dengan nama DatKarFormOptionGroup, dengan cara, pilih dan klik menu File, Save As pada kotak isian ketikkan nama baru tersebut.

5.8 Menempatkan obyek gambar dengan Insert Object

Langkah-langkahnya adalah:

1. Pilih dan klik nama form yang ingin dimodifikasi (Form Data Karyawan), kemudian klik tombol toolbar Design. Window kerja perancangan form akan ditampilkan.
2. Pilih dan klik menu Insert, Object. Kotak dialog Insert Object akan ditampilkan.
3. Pada kotak daftar pilihan Object Type, pilih dan klik Microsoft Clip Gallery. Kemudian klik . Dengan langkah ini kotak dialog Microsoft Gallery 5.0 akan ditampilkan.
4. Pada kotak daftar pilihan Categories, pilih dan klik kategori gambar atau Clip Art yang diinginkan. Dengan langkah ini seluruh obyek gambar berupa clip yang ada pada kategori yang dipilih akan ditampilkan. Misalnya pilih kategori Business.
5. Pilih dan klik obyek gambar yang diinginkan, kemudian klik tombol toolbar Insert Clip. Dengan langkah ini obyek yang dipilih akan diletakkan diposisi yang diinginkan.

Catatan:

• Setelah obyek gambar atau Clip Art yang dipilih ditempatkan pada posisi yang diinginkan, ubahlah ukurannya dengan cara menggeser titik-titk pegangannya.
• Anda dapat mengatur letak penempatannya dengan cara memilih obyek gambar atau Clip Art tersebut (sampai ditampilkan panah empat arah), kemudian drag ke posisi baru yang diinginkan.
• Untuk menghapus obyek gambar yang sudah ditempatkan , pilih dan klik menu Edit, Delete (Del).