MS Access merupakan sistem manajemen database relasional (RDBMS) yang dapat digunakan untuk membuat dan memodifikasi tabel, formulir entri data, laporan (Report), query database (disesuaikan dengan kebutuhan untuk mendapatkan informasi dari suatu tabel atau lebih), page, makro dan modul yang semuanya berhubungan dan saling terkait. Konsep tersebut akan dijelaskan dalam halaman-halaman berikut menggunakan contoh sistem database pegawai PT. ANTARNET. Contoh ini menunjukkan bagaimana sistem manajemen database relasional bekerja.

Dalam Access, sebuah database merupakan sekumpulan informasi. Contoh-contoh database termasuk daftar telepon pribadi, daftar pelanggan dan pemasok, suku cadang dalam sebuah gudang atau toko, dan bahkan koleksi CD dan kaset pribadi. Informasi dalam database Access disimpan dalam tabel. Tabel-tabel terdiri atas baris dan kolom. Setiap baris disebut record dan mewakili seseorang atau pemasok, item inventori atau keadaan. Setiap kolom berisi elemen informasi yang berbeda, disebut field. Sebuah field dapat berisi nama, nomor telepon, harga satuan dan sebagainya. Contoh tabel berikut mengilustrasikan record, field dan beberapa konsep RDBMS. PT. ANTARNET akan mengelola sebuah database karyawannya. Database tersebut terdiri dari tabel database yang digunakan untuk menyimpan:

• NIP, nama, alamat, golongan, telepon, kota dan kode pos (Tabel Data Karyawan).
• Informasi upah dan lembur (Tabel Upah Karyawan).
• Informasi mengenai jam dan hari kerja karyawan (Tabel Kerja Karyawan).

Pada database Access XP, terdapat istilah dan definisi sebagai berikut:

• Tables, berupa tabel kumpulan data yang merupakan komponen utama dari sebuah database.
• Queries, untuk menyaring data dengan berbagai kriteria dan urutan yang diinginkan.
• Forms, untuk memasukkan data dengan menggunakan bentuk tampilan formulir hasil rancangan Anda sendiri.
• Reports, untuk mencetak data atau informasi dalam bentuk laporan.
• Pages, untuk membuat halaman Web berupa data access page.
• Macros, untuk mengotomasi perintah-perintah yang sering digunakan dalam mengolah data.
• Modules, digunakan untuk perancangan berbagai modul aplikasi pengolahan database tingkat lanjut sesuai dengan kebutuhan.

Sebelum membuat database tersebut, perlu diketahui hal-hal dasar pada MS Access XP.

1.2 Memulai Access XP

1. Pada taskbar, klik tombol Start.
2. Pilih Programs, klik Microsoft Access, tunggu sampai window program aplikasi Access XP ditampilkan dan kotak dialog Microsoft Access muncul.
3. Pada kotak dialog Access XP, terdiri dari tiga pilihan (option), yaitu:
• Blank Access database, untuk membuat sebuah database baru yang masih kosong.
• Access database wizards, pages, and projects, untuk membuat sebuah database baru dengan menggunakan panduan dari Access XP.
• Open an existing file, untuk membuka file data base yang ada.

4. Open An Existing File dipilih dan pilih C://Program files/../Samples/Northwind dan klik .
5. Kemudian muncul kotak Welcome dari Northwind Traders dan klik .

1.3 Elemen Dasar Access XP

Elemen dasar yang perlu diketahui antara lain:

• Icon Kontrol Menu (Control Menu Icon), digunakan untuk mengontrol window yang sedang aktif.
• Baris Judul (Title Bar), berisi nama program aplikasi dan nama file yang sedang aktif, baris judul ini dapat juga digunakan untuk memindahkan window ke posisi lain yang diinginkan.
• Baris Menu (Menu Bar), berisi barisan perintah menu, seperti menu File, Edit, View, Insert, Format, Records, Tools, Windows dan Help.
• Tombol ukuran (Sizing Button):
 Tombol Minimize (Minimize Button), untuk memperkecil window hingga membentuk icon aktif pada taskbar.
 Tombol Maximize (Maximize Button), untuk memperbesar ukuran window hingga menjadi satu layar penuh.
 Tombol Restore (Restore Button), untuk mengembalikan ke ukuran sebelumnya.
 Tombol Close (Close Button), untuk menutup window dan mengakhiri program aplikasi.
• Baris Toolbar (Toolbars), berisi tombol-tombol yang digunakan untuk menjalankan suatu perintah dengan cepat dan mudah, terutama untuk perintah-perintah yang sering Anda gunakan.
• Baris Penggulung (Scroll Bar), untuk menggeser layar ke kiri atau ke kanan gunakan baris penggulung mendatar (Horizontal scroll bar) sedangkan untuk menggeser ke atas bawah gunakan baris penggulung tegak (Vertical scroll bar).
• Window Database, menampilkan file database yang sedang aktif, lengkap dengan seluruh objek database-nya.
• Office Assistant, akan selalu siap membantu saat bekerja dengan Access XP.

Gambar 1.1 Element Dasar Access XP

1.4 Mengenal Kotak Dialog Access XP

Ketika bekerja dengan Access, suatu ketika mungkin menemui kotak dialog. Elemen-elemen dari kotak dialog biasanya:

• Tombol Close, digunakan untuk menutup kotak dialog.
• Tombol Help, digunakan untuk menampilkan keterangan dari setiap elemen kotak dialog yang Anda pilih.
• Tombol Perintah, digunakan untuk mengakses, melaksanakan atau membatalkan operasi.
• Tombol Daftar Pilih, biasa juga disebut tombol drop-down, yang berfungsi untuk menampilkan daftar pilihan perintah.
• Tombol Cek, digunakan untuk memilih alternatif perintah yang telah disediakan pada kotak dialog.
• Tombol Pilihan, biasanya bentuknya bulat yang fungsinya hampir sama dengan kotak cek. Tombol pilihan yang sudah Anda pilih biasanya menampilkan tanda titik hitam di tengahnya.
• Kotak Isian, digunakan agar Anda dapat mengetikkan sesuai dengan keinginan. Misalnya nama file, angka mulai pencetakan, batas margin, ukuran font dan sebagainya.
• Tab, digunakan untuk menampilkan pilihan lain dalam kotak dialog.
• Kotak Daftar Pilihan, berisi beberapa pilihan perintah yang ditampilkan dalam bentuk daftar. Bila daftar pilihan perintah jumlahnya banyak, gunakan baris penggulung untuk melihat daftar perintah lainnya.

Gambar1.2 Elemen kotak Dialog Access XP

1.5 Menggunakan Toolbar

Apabila diperlukan Anda dapat menampilkan baris toolbar lain sesuai dengan kebutuhan, dengan cara memilih dan mengklik menu View, Toolbars. Kemudian pilih dan klik baris toolbar yang ingin Anda tampilkan atau yang ingin Anda sembunyikan.

Sedangkan bila Anda ingin menambah atau mengurangi kelengkapan baris toolbar yang ada, pilih dan klik tombol toolbar Add or Remove Buttons. Kemudian pilih dan klik tombol toolbar yang ingin disertakan atau dibuang.

Catatan:

Anda dapat mengubah posisi baris toolbar, dengan cara menggeser (drag) tanpa berbentuk garis vertikal yang ada di sebelah kiri baris toolbar.
1.6 Menu Help

Apabila Anda suatu saat mengalami kesulitan, dapat memanfaatkan fasilitas MS Access Help. MS Access Help ditampilkan dengan gambar animasi Office Assistant. Apabila Anda mengklik Office Assistant, kotak percakapan yang akan mengajak berdialog dengan Anda serta menanyakan bantuan apa yang diinginkan akan ditampilkan.

Untuk menggunakan fasilitas MS Access Help, pilih dan klik menu Help, Microsoft Access Help(F1) atau klik tombol toolbar Microsoft Access Help.

Catatan:

Untuk menghilangkan tampilan Office Assistant, pilih dan klik menu Help, Hide the Office Assistant.

Untuk mencari informasi dan penjelasan singkat tentang sesuatu hal atau topik, ikuti langkah berikut ini:

1. Pilih dan klik menu Help, Microsoft Access Help (F1) atau klik tombol toolbar Microsoft Access Help. Kotak dialog Office Assistant akan ditampilkan.
2. Pada kotak isian yang telah disediakan, ketik topik permasalahan yang ingin Anda ketahui. Kemudian klik tombol perintah Search. Misalnya Anda ingin mengetahui tentang cara membuat tabel (create table), ketikkan table dan klik tombol search. Pada window sebelah kanan, akan tampil hal-hal yang berhubungan dengan pembuatan tabel. Klik salah satu topik.
3. Bila telah selesai klik tombol Close.

1.7 Mengakhiri Access XP

Untuk mengakhiri Access XP, langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Simpan seluruh hasil pekerjaaan Anda, dengan mengklik tombol Save yang berada di icon toolbar.
2. Pilih dan klik menu File, Exit (ALT+F4) atau klik tombol Close (X) yang berada di pojok kanan atas window.

Iklan